Reglas para incluir en su política de tele trabajo

El teletrabajo generalmente implica que los miembros del equipo tengan un mayor control sobre cuándo, dónde y cómo se realiza el trabajo. Pero nadie debería equiparar la flexibilidad con una lucha libre. Los arreglos exitosos incluyen parámetros que describen las expectativas y mantienen las operaciones funcionando sin problemas. La creación de una política de tele trabajo promueve la coherencia y sirve como punto de referencia.

¿Necesita ayuda para averiguar qué incluir en dicho documento? A continuación, se muestran algunos temas que se abordan comúnmente en una política de tele trabajo:

Disponibilidad

¿Espera que los empleados remotos trabajen en horarios establecidos o son libres de administrar el tiempo como mejor les parezca siempre que se realicen las tareas? ¿Está bien “firmar” para una siesta o recoger a los niños y recuperar el tiempo más tarde en el día? ¿Es necesario que otros compañeros de trabajo o gerentes sean informados de la disponibilidad de un individuo y, de ser así, por qué método y con cuánta anticipación?

Cuanto más clara sea la respuesta de una empresa a estas preguntas y otras similares en una política de tele trabajo, menor es la posibilidad de que se produzcan malentendidos. Los teletrabajadores conocen el marco para equilibrar sus obligaciones profesionales y personales, los colegas evitan la frustración de intentar ponerse en contacto con un compañero de trabajo «perdido» y los gerentes dejan de jugar a «atrapar a alguien fuera de su escritorio».

Asegúrese de incluir también cualquier compromiso de tiempo especial. Por ejemplo, a Fiona Adler, fundadora de Actioned.com, le gusta detallar «horas de trabajo principales»: intervalos de tiempo específicos en los que todo el equipo acepta estar disponible. Ella señala que establecer períodos en los que los miembros del personal siempre saben que pueden contactarse entre sí «ayuda enormemente con la colaboración».

Comunicación

“Nuestra regla más importante tiene que ver con la comunicación y el trabajo en equipo”, dice Alexander Winston, director gerente y cofundador de PPC Protect. “Para que los tele trabajadores se comuniquen de manera eficaz, todos deben instalar el software de colaboración Slack, así como el software de gestión de proyectos TeamWork. Estas dos plataformas son la base para planificar tareas y comunicarse entre sí durante la jornada laboral «.

Considere también otros esfuerzos para que todos estén en la misma página. Una política que defina un tiempo de respuesta aceptable al correo electrónico de un colega puede evitar los cargos de que alguien tarde demasiado. Los procedimientos sobre qué método de comunicación usar dependiendo de las circunstancias pueden evitar pasar por alto una emergencia en la confusión o saturar la hora pico de trabajo con asuntos que pueden esperar. La descripción de estas medidas aumenta la confianza de los empleados de que están actuando de acuerdo con los deseos de la gerencia.

Seguridad y confidencialidad

Por último, las empresas se deben a sí mismas y a sus clientes proteger la información. Si bien esta preocupación también debe abordarse en la oficina, controlar los factores de riesgo externos puede ser más complicado. ¿Quién sabe quién puede ver una pantalla o escuchar una conversación delicada cuando un trabajador remoto se instala en un café?

Presentar las medidas de precaución en un lenguaje específico y fácil de entender. Por ejemplo, Augie Kennady, director de relaciones con los medios de ShipMonk, comparte esta regla presentada por su empresa:

“Por motivos de seguridad, no se puede realizar ningún trabajo en una conexión pública a Internet. Tampoco se puede realizar ningún trabajo en equipos ajenos a la empresa. Esto es para garantizar que los datos de nuestros clientes y de nuestro negocio se mantengan lo más privados posible «.

La mayoría de los tele trabajadores no tienen la intención de causar daño, por lo que detallar formas de mantener la seguridad puede ayudar a que todos se sientan más cómodos.

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Crédito de la foto: bigstockphoto.com



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