Cómo configurar una reunión de equipo distribuida a prueba de balas

Establecer reuniones con su equipo distribuido parece un pequeño detalle del trabajo diario, pero, como ocurre con muchos aspectos de la vida remota, los equipos distribuidos deben tener un poco más de cuidado sobre cómo se configuran. Para muchas empresas distribuidas, las reuniones programadas son la principal plataforma de colaboración.

Ahora, como agilista, valoro las interacciones espontáneas cara a cara sobre el proceso, así que cuando programe una reunión, la haré lo más valiosa posible. Para mí es una prioridad saber exactamente a quién necesito, su contribución y desarrollar un plan muy claro sobre cuál será el resultado. Dicho esto, como remoto Agilista Necesito agregar una capa adicional de planificación alrededor de estas reuniones para asegurar que no solo ser un equipo distribuido no sea un factor, sino que podamos usar ese hecho en nuestro beneficio.

Con eso en mente, aquí hay siete puntos a considerar al configurar una reunión de equipo distribuida a prueba de balas:

1. Título de la invitación

El título de la reunión tiene dos propósitos:

  1. Asegurar que los invitados comprendan cómo la reunión es relevante para ellos cuando reciben la invitación, y
  2. Informarles o recordarles cómo encaja en su horario.

Una cosa tan simple es en realidad una parte muy importante de unir a las personas. Los títulos deben ser simples, específicos e indicativos de los objetivos. Por ejemplo, “Revisión final del presupuesto del proyecto del cuarto trimestre” le dice mucho más sobre el tema y el objetivo de la reunión que “Reunión del presupuesto” y cómo se aplica a su trabajo.

Los equipos de teletrabajo estamos envueltos en nuestras herramientas porque son nuestro salvavidas para conectarnos entre nosotros. Aunque puede parecer que tenemos esta extraña fusión mental de Vulcan basada en Internet, lamentablemente ese no es el caso. Cuando colaboramos en los mismos lugares en línea todos los días, puede parecer que podemos leernos las mentes, pero no podemos. No cometa el error de asumir que sus compañeros de equipo simplemente sabrán lo que quiere decir con vago, críptico, ridículo. o títulos de reuniones completamente faltantes.

2. Agenda

Continuamente me sorprende ver que pocas invitaciones incluyen agendas. El título de la reunión, aunque importante, no es suficiente para informar una discusión fructífera con resultados procesables. Casi parece una forma de autosabotaje porque cuando el organizador de la reunión no prepara a los invitados, el caos se está introduciendo en la discusión. Los asistentes a su reunión se merecen algo mejor que eso, ¡y usted también!

Al igual que el título de la invitación, la agenda debe ser concisa, clara, temática y orientada a objetivos. Encuentro que es mejor fijar el tiempo de cada tema y asignarlos a los líderes de tema. Cuando sus participantes sepan que se espera que lideren parte de la discusión, estarán mucho mejor preparados, lo que conducirá a un resultado más productivo. Este ejercicio también le ayudará a informar al grupo adecuado de asistentes.

Ejemplo de una agenda de reunión poco convincente:

reunión de agenda pobre

3. Objetivos

Medir el éxito de la reunión no es tan simple como marcar cada punto de la agenda y luego alejarse alegremente. Más bien, la agenda se establece para apoyar un conjunto claro de objetivos, que son los resultados deseados de la discusión. Los equipos distribuidos necesitan más claridad aquí, por lo que ser conciso pero descriptivo sobre el tema y la acción le dará a su equipo la oportunidad de estar mucho más preparado.

4. Ubicación

No hay nada más molesto que correr a una reunión solo para descubrir que no hay una ubicación incluida en la invitación. Inevitablemente, después de una avalancha de correos electrónicos, chats y mensajes de texto, todos se unen tarde, molestos y agotados. Si tiene una oficina física y personas remotas individuales, esto se complica aún más. Asegúrese de que las personas que comparten el edificio sepan dónde deberían estar y cuál es su papel para involucrar a los teletrabajadores.

Cuando las reuniones son virtuales, la ubicación suele ser un espacio de trabajo en línea, por lo que es fundamental que todos los enlaces, información de inicio de sesión o códigos PIN estén incluidos para su ubicación virtual. En Sococo, simplemente incluimos un enlace a la sala de conferencias u oficina de Sococo, por lo que no hay duda de dónde debería estar.

Ejemplo de una buena agenda de reuniones:

buena agenda de reuniones

5. Herramientas

Los equipos distribuidos confían en herramientas mucho, mucho más que los equipos de ubicación conjunta para garantizar que las reuniones se realicen a tiempo y se ejecuten de manera eficiente. Asegurarse de que las herramientas necesarias para participar en la reunión sean bien comprendidas por los participantes antes de tiempo es clave para una sesión fluida. Esto suele ser bastante sencillo con su equipo interno, ya que la mayoría de las empresas tienen conjuntos de herramientas estándar que todos usan con regularidad y comprenden como parte del conocimiento tribal. Cuando participan agencias externas, es clave eliminar la fricción con la participación temporal, con un mínimo de clic y sin necesidad de una cuenta.

Con este fin, asegúrese de que sus invitados sepan cómo asistirán de forma remota: existen tantas herramientas de colaboración en equipo distribuidas en estos días que no puede asumir que todos los que no pertenecen a su empresa estarán familiarizados con sus plataformas favoritas. Asegúrese de que todos los requisitos de la aplicación, el PIN, la descarga de enlaces y la cuenta sean claros y (¡con suerte!) Se hayan cumplido antes de la reunión.

6. Hora de la cita

En estos días, las zonas horarias son el mayor problema para los equipos distribuidos. Por eso es tan importante especificar con sus colegas distribuidos en cuales 2:00 pm se llevará a cabo la reunión. Esto es fácil cuando tiene visibilidad en los calendarios de los invitados, pero cuando eso no es posible, como con consultores externos, proveedores o clientes, esto generalmente se negocia verbalmente o por correo electrónico que, como todos sabemos, ambos son métodos de comunicación comunes. con posibilidad de error. Herramientas como Doodle son excelentes para reducir la confusión de la zona horaria.

7. Invitados

[Real-life anecdote alert!] Érase una vez, trabajé para la nueva oficina de Silicon Valley de un

empresa distribuida con oficinas en toda América, Asia y Europa. La segunda semana que estuve allí, el gerente de producto de mi equipo celebró una reunión para revisar el alcance del producto. Había enviado una invitación vagamente redactada a probablemente una docena de personas que él pensó que eran clave para la discusión, que luego pasó de un gerente medio paranoico a un gerente medio paranoico en toda Europa y Asia.

Esto dio lugar a que otras 20 personas más o menos reservaran viajes a los EE. UU. Y una reunión enormemente cara, desorganizada, mal facilitada y, en última instancia, infructuosa. La reunión no solo costó decenas de miles de dólares, euros y yenes, sino que también provocó una confusión en todo el proyecto debido a la información confusa y las suposiciones incorrectas con las que cada persona se fue y llevó a su gerencia y departamento.

Este es, por supuesto, un ejemplo extremo (¡pero en la vida real!) De cómo el grupo equivocado de asistentes puede hacer que una reunión se descarrile. El organizador de la reunión debe determinar el grupo adecuado de personas para llegar a los objetivos y hacer cumplir suavemente los límites alrededor de este grupo para garantizar la máxima productividad. Lo enfatizo suavemente, porque la des-invitación es fuente de muchas malas noticias. A nadie le gusta ser excluido, incluso si la discusión no es realmente relevante para su trabajo. Asegúrese de que los no invitados comprendan que la única razón por la que no están invitados es porque usted es sensible a su tiempo.

Sea un buen ciudadano remoto y tome este consejo en serio; lo prometo, sus compañeros de trabajo lo amarán por ello.

La publicación de hoy fue escrita por Mandy Ross, directora de marketing de Sococo [Remote.co profile]. Sococo unifica a los compañeros de trabajo, sin importar dónde se encuentren, en espacios virtuales basados ​​en mapas que facilitan un compromiso rico y espontáneo. Sococo crea un espacio de trabajo virtual dinámico, atractivo y conectado que permite interacciones flexibles, espontáneas y multidimensionales. Con Sococo, la distancia física ya no necesita ser una barrera para los equipos distribuidos prósperos.



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